Trả lời

Theo khoản 1 Điều 102 Luật Nhà ở năm 2014, “Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự”.

Về nguyên tắc chủ sở hữu tham dự Hội nghị nhà chung cư. Nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự thì người sử dụng nhà chung cư tham dự.

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, theo khoản 3 Điều này, Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định các vấn đề sau đây:

“a) Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;

b) Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức phụ cấp trách nhiệm của các thành viên Ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị;

c) Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định tại Điều 106 của Luật này và việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

d) Quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ ký với Ban quản trị nhà chung cư;

đ) Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;

e) Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư”.

Mọi quyết định của Hội nghị nhà chung cư về các vấn đề nêu trên được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì cuộc họp và thư ký cuộc họp Hội nghị nhà chung cư.

Hướng dẫn về tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu, điểm a khoản 3 Điều 13 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư được ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016, (sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019) của Bộ trưởng Bộ Xây dựng quy định nội dung chuẩn bị tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu có công việc sau đây:

“a) Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau: Họ, tên và số điện thoại liên hệ (nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư của người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan đến hội nghị nhà chung cư, quyền và trách nhiệm của các bên ủy quyền và được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền;…”

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 16 của Thông tư này, được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 06/2019/TT-BXD, “quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết”.

Việc tham gia Hội nghị là để quyết định các vấn đề quan trọng của chung cư, liên quan đến vận hành, an toàn và đời sống của cư dân. Với quy định biểu quyết theo tỷ lệ và dựa trên diện tích sở hữu riêng. Cho nên, trường hợp không tham dự thì chủ sở hữu ủy quyền bằng văn bản, có đầy đủ nội dung như trên cho người sử dụng căn hộ tham dự Hội nghị.

Hợp đồng ủy quyền, theo Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015, “là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Pháp luật dân sự và pháp luật về nhà ở hiện không quy định văn bản hợp đồng ủy quyền tham dự Hội nghị nhà chung cư phải được công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, để đảm bảo tính xác thực và hạn chế các tranh chấp pháp sinh, các bên có thể lựa chọn công chứng hoặc chứng thực. Bởi vì, theo khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng năm 2014, “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch không phải chứng minh trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.

Nếu lựa chọn công chứng hoặc chứng thực, hai bên thực hiện công chứng tại Văn phòng Công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã.

Thu Hường

Vũ Thị Thanh Tú