Để lập một biên bản vi phạm hành chính đúng với quy định pháp luật là nhiệm vụ quan trọng đối với cán bộ, công chức được phân công tham mưu thiết lập biên bản VPHC. Để giải đáp những thắc mắc cho cán bộ lập biên bản VPHC từ thực tiễn thi hành trong bài viết này tôi xin trình bày kỹ năng thiết lập biên bản vi phạm hành chính cho cán bộ, công chức tham mưu thiết lập hồ sơ xử lý vi phạm hành chính như sau:

1. Quy định pháp luật về biên bản vi phạm hành chính

Biên bản (VPHC) được lập theo quy định tại Điều 57, 58 Luật Xử lý vi phạm hành chinh và theo mẫu biên bản số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày  18/8/2017 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 81/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành  chính cụ thể như sau:

Thứ nhất, biên bản VPHC được lập đối với trường hợp: vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ; vi vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không thuộc trường hợp quy xử phạt VPHC không không lập biên bản.

Thứ hại, việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính. Hồ sơ bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục. Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Thứ ba, trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì việc lập biên bản VPHC được tiến hành ngay khi xác định được tổ chức, cá nhân vi phạm. Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt VPHC khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.

Thứ năm, biên bản VPHC phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, chức vụ người lập biên bản; họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; hành vi vi phạm; biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử lý; tình trạng tang vật, phương tiện bị tạm giữ; lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ, lời khai của họ; quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của người vi phạm hoặc đại diện của tổ chức vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình. Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi vi phạm hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc của hai người chứng kiến.

Thứ sáu, biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người được quy định tại khoản này phải ký vào từng tờ biên bản. Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản.

Thứ bảy, biên bản vi phạm hành chính lập xong phải giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản; trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt. Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.

Thứ tám, biên bản vi phạm hành chính phải được lập theo mẫu biên bản số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày  18/8/2017 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 81/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành  chính hoặc theo mẫu do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành sử dụng trong ngành, lĩnh vực, địa phương.

2. Kỹ năng lập biên bản vi phạm hành chính

Theo nội dung quy định tại Điều 58 Luật XLVPHC biên bản VPHC phải ghi đầy đủ các nội dung sau: Ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; Giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; Họ, tên, chức vụ người lập biên bản; Họ, tên, địa chỉ của người chứng kiến; Họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; Hành vi VPHC cụ thể; Lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại (nếu có); Quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của người vi phạm hoặc đại diện của tổ chức vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình; biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử lý; tình trạng tang vật, phương tiện bị tạm giữ; Giấy phép, chứng chỉ, hành nghề bị tạm giữ.

Theo mẫu biên bản VPHC yêu cầu người lập biên bản VPHC phải ghi đầy đủ các trường thông tin trong biên bản theo thứ tự như sau: 

- Tại mục cơ quan lập biên bản VPHC: Ghi tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản. Lưu ý là cơ quan quản lý trực tiếp người có thẩm quyền lập biên bản VPHC.

- Tại Mục trích yếu của biên bản VPHC: Ghi tên lĩnh vực quản lý nhà nước theo tên của nghị định quy định xử phạt VPHC trong lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: Nghị định số 91/2019/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai thì ghi “Biên bản VPHC về lĩnh vực đất đai”.

Tuy nhiên đối với trường hợp trong Nghị định quy định xử phạt chia làm nhiều lĩnh vực khác nhau thì việc ghi biên bản có thể lựa chọn lĩnh vực trong đó có điều, khoản, điểm xác định hành vi VPHC để xác định lĩnh vực. Ví dụ:  Nghị định số 28/2020/NĐ-CP ngày 01/3/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng lao động trong đó có 3 lĩnh vực gồm (lao động, bảo hiểm, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài) thì người lập biên bản có thể căn cứ vào hành vi vi phạm và điều, khoản điểm cụ thể xác định hành vi VPHC trong lĩnh vực nào thì ghi trích yếu lĩnh vực đấy.

- Tại mục địa điểm lập biên bản VPHC: Căn cứ vào tình hình vụ việc VPHC người lập biên bản VPHC có thể lựa chọn địa điểm lập lập biên bản là nơi xảy ra vi phạm hoặc trụ sở cơ quan làm việc của người có thẩm quyền lập biên bản. Nếu biên bản VPHC được lập tại địa điểm là nơi xảy ra vi phạm sẽ đảm bảo tính kịp thời, nhanh chóng, công khai, khách quan của việc lập biên bản VPHC nhưng cần ghi chi tiết, cụ thể chính xác địa điểm. Khi không xác định được chính xác có hay không có VPHC ngay tại thời điểm phát hiện ra dấu hiệu vi phạm hoặc tại nơi thực hiện hành vi vi phạm và người có thẩm quyền lập biên bản cần có thêm thời gian và các hoạt động nghiệp vụ khác thị người lập biên bản VPHC có thể lập biên bản tại trụ sở của cơ quan làm việc của người có thẩm quyền lập biên bản.

- Tại mục căn cứ của việc lập biên bản: Ghi đầy đủ các căn cứ của việc lập biên bản như: Kết luận thanh tra; biên bản làm việc; kết quả ghi nhận của phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ được sử dụng để phát hiện vi phạm hành chính...

- Tại mục thông tin về người có thẩm quyền lập biên bản: Ghi rõ họ và tên, chức vụ, cơ quan quản lý. Thông tin mục này thể hiện rõ ai là người lập biên bản và người đó có thẩm quyền lập biên bản VPHC hay không. Lưu ý: người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính phải là người dược giao nhiệm vụ theo quy định của văn bản pháp luật hoặc văn bản hành chính và đang thi hành công vụ.

- Tại mục thông tin về người chứng kiến:Trường hợp cá nhân vi phạm/người đại diện tổ chức vi phạm không có mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản, thì người có thẩm quyền lập biên bản phải mời 02 người chứng kiến hoặc mời đại diện Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi xảy ra vi phạm để chứng kiến. Theo đó, mục này cần ghi rõ họ và tên người chứng kiến, nơi ở và nghề nghiệp hiện tại của những người này. Lưu ý: khi mời người chứng kiến phải mời người có năng lực hành vi dân sự để làm chứng và ký vào biên bản, không mời thành viên đoàn kiểm tra VPHC làm người chứng kiến.

- Tại mục thông tin về cá nhân VPHC: Ghi rõ họ và tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, nghề nghiệp và nơi ở hiện tại, số định danh cá nhân/CMND/HỘ chiếu, ngày cấp, nơi cấp. Trường hợp không có được số định danh cá nhân/CMND/HỘ chiếu, ngày cấp, nơi cấp người lập biên bản VPHC phải xem xét có thể yêu cầu người VPHC cung cấp giấy tờ thay thế để xác định chính xác họ, tên chủ thể người vi phạm.

- Tại mục thông tin về tổ chức VPHC: Ghi rõ tên tổ chức, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp, số GCN đăng ký đầu tư/doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập/đăng ký hoạt động, ngày cấp, nơi câp.

- Tại mục thông tin về người đại diện theo pháp luật của tổ chức: Ghi họ và tên, chức danh của người đại diện theo pháp luật nếu là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần; Ghi họ và tên của Chủ doanh nghiệp nếu là doanh nghiệp tư nhân; Ghi họ và tên của người đứng đầu tổ chức không phải là doanh nghiệp. Lưu ý về tên người đại diện và người đứng đầu phải là người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Tại mục thông tin về hành vi VPHC: Ghi tóm tắt mô tả hành vi vi phạm (ngày, giờ, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm,...) đối với vi phạm trên các vùng biển cần ghi rõ tên tàu, công suất máy chính, tổng dung tích/trọng tải toàn phần, tọa độ, hành trình). Việc mô tả hành vi vi phạm được tóm tắt nhưng phải đảm bảo đủ thông tin, rõ ràng theo hành vi được quy định trong Nghị định xử phạt vi phạm hành chính. Trường hợp vi

- Tại mục thông tin về cơ sở pháp lý của hành vi VPHC: Ghi điểm, khoản, điều, trích yếu Nghị định quy định về xử phạt VPHC trong lĩnh vực cụ thể. Nội dung này yêu cầu phải chính xác vì là cơ sở xác định cụ thể hành vi vi phạm, thẩm quyền xử phạt, mức phạt và biện pháp khắc phục hậu quả trong Quyết định xử phạt VPHC.

- Tại mục thông tin về cá nhân/tổ chức bị thiệt hại: Ghi họ và tên, địa chỉ và lời khai của người bị thiệt hại. Trường hợp tổ chức bị thiệt hại, thì ghi họ và tên, chức vụ người đại diện tổ chức bị thiệt hại và tên của tổ chức bị thiệt hại.

- Tại mục thông tin về ý kiến trình bày của cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm: Ghi đầy đủ, ngắn gọn ý kiến của cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm đối với hành vi VPHC đã được xác định

- Tại mục thông tin về ý kiến của người chứng kiến: Ghi rõ ý kiến về việc có thấy hay không thấy VPHC hay chỉ chứng kiến người vi phạm không ký biên bản VPHC.

- Tại mục thông tin về các biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý VPHC: Ghi cụ thể tên biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý VPHC đã được áp dụng theo quy định của Luật, không đặt ra biện pháp ngăn chặn trái với quy định của Luật Xử lý VPHC.

- Tại mục tang vật, phương tiện VPHC bị tạm giữ: Ghi rõ tên tang vật, phương tiện VPHC, đơn vị tính, số lượng, chủng loại, tình trạng và ghi chú các đặc điểm cần lưu ý.

- Tại mục giấy phép, chứng chỉ hành nghề bị tạm giữ: Ghi rõ tên giấy phép, chứng chỉ hành nghề, số lượng, tình trạng và ghi chú các đặc điểm cần thiết.

Đồng thời trong biên bản VPHC còn phải có nội dung: Ngoài những tang vật, phương tiện VPHC và các giấy tờ nêu trên, chúng tôi không tạm giữ thêm thứ gì khác.

- Tại mục thông tin về thời hạn giải trình: Ghi cụ thể thời hạn giải trình như sau: Không quá 02 ngày làm việc, trong trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm yêu cầu giải trình trực tiếp; Không quá 05 ngày, trong trường hợp cá nhân/tổ chức vi phạm giải trình bằng văn bản.

- Tại mục thông tin về thời gian lập xong biên bản VPHC: Biên bản lập xong hồi .... giờ .... phút, ngày...../....../......., gồm..... tờ, được lập thành .... bản có nội dung và giá trị như nhau; đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe, công nhận là đúng và cùng ký tên dưới đây. Nội dung này phải đảm bảo thống nhất với giờ bắt đầu lập biên bản, tránh tình trạng giờ bắt đầu sau thời giờ lập xong biên bản VPHC.

- Tại mục thông tin về người quản lý người chưa thành niên: Ghi họ và tên của cá nhân vi phạm/người đại diện tổ chức vi phạm. Nếu cá nhân vi phạm là người chưa thành niên, gửi cho cha/mẹ hoặc người giám hộ của người đó 01 bản.

- Tại mục thông tin về người có thẩm quyền tiếp nhận văn bản giải trình: Ghi rõ họ và tên, chức vụ của người có thẩm quyền xử phạt VPHC và áp dụng đối với trường hợp được giải trình theo quy định tại Điều 61 Luật Xử lý VPHC. Trường hợp không được giải trình không ghi thông tin này để tránh tình trạng phát sinh hệ quả pháp lý.

- Tại mục thông tin về lý do người VPHC không ký biên bản VPHC: Ghi rõ lý do theo từng trường hợp cụ thể: Cá nhân vi phạm/đại diện tổ chức vi phạm không có mặt hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan khác....

- Tại mục ký tên: Các chủ thể phải ký, ghi rõ họ và tên; riêng người lập biên bản VPHC phải ghi rõ chức vụ và thống nhất với người lập biên bản VPHC phần trên; đại diện chính quyền ghi rõ chức vụ.

Lưu ý khi lập biên bản VPHC:

- Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi vi phạm hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc của hai người chứng kiến.

- Biên bản VPHC phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người nêu trên phải ký vào từng tờ biên bản. Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản VPHC.

- Trường hợp hành vi vi phạm đã bị lập biên bản nhưng chưa ra quyết định xử phạt mà cá nhân, tổ chức không thực hiện yêu cầu, mệnh lệnh của người có thẩm quyền xử phạt, vẫn cố ý thực hiện hành vi vi phạm đó thì không lập biên bản mới mà người có thẩm quyền xử phạt phải áp dụng biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý VPHC phù hợp để chấm dứt hành vi vi phạm.

Kết luận: Trong xử lý VPHC thì việc lập biên bản VPHC là một thủ tục quan trọng nhất, là một trong những căn cứ để ban hành quyết định xử phạt, đồng thời cũng là một trong những căn cứ để khẳng định tính hợp pháp của quyết định xử phạt. Nếu biên bản VPHC không hợp pháp (có thể không hợp pháp về hình thức hoặc nội dung) thì đó là một trong những căn cứ để khẳng định quyết định xử phạt là trái pháp luật về trình tự thủ tục và căn cứ pháp lý. Vì vậy, khi thiết lập biên bản VPHC người có thẩm quyền lập biên bản VPHC phải lưu ý một số nội dung: biên bản VPHC phải được lập đúng thẩm quyền, đúng đối tượng, đúng hành vi, đúng quy định pháp luật; nội dung phải cụ thể, rõ ràng; thông tin, số liệu phải chính xác; sử dụng đúng mẫu biên bản.

Thủy Nguyễn                           

Xử lý Vi phạm Hành chính