Tuy nhiên, thực tiễn thiết lập hồ sơ xử lý vi phạm hành chính vẫn có cán bộ, công chức chưa chú trọng đến khâu thiết lập biên bản vi phạm hành chính dẫn đến biên bản không đảm bảo yêu cầu pháp lý và không thể ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính hoặc quyết định được ban hành thì bị sai sót nên phải sửa đổi, bổ sung, đính chính… Xuất phát từ thực tiễn theo dõi thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính, tôi xin nêu một số lưu ý trong thiết lập biên bản vi phạm hành chính như sau:

1. Cơ sở pháp lý của việc lập biên bản vi phạm hành chính

Theo quy định tại Điều 56 và 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính thì việc xử phạt vi phạm hành chính chia ra thành hai trường hợp không lập biên bản và có lập biên bản vi phạm hành chính. Trong đó, trường hợp không lập biên bản áp dụng trong trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân, 500.000 đồng đối với tổ chức và người có thẩm quyền xử phạt phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính tại chỗ. Mức phạt trên là mức phạt thực tế áp dụng xử phạt đối với hành vi vi phạm. Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì phải lập biên bản.

Biên bản vi phạm hành chính hợp pháp khi được lập phải theo đúng quy định tại Khoản 2, 3 Điều 58, Luật Xử lý vi phạm hành chính, Điều 6 Nghị định số 81/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 97/2017/NĐ-CP (MBB01) và quy định về các chủ thể có thẩm quyền lập biên bản quy định tại các nghị định xử phạt ở từng lĩnh vực cụ thể. Nghiên cứu quy định pháp luật hiện hành cho thấy, một biên bản vi phạm hành chính hợp pháp nghĩa là phải đảm bảo về chủ thể có thẩm quyền lập biên bản, hình thức, nội dung của biên bản và tính kịp thời của việc lập biên bản, cụ thể như sau:

- Khi phát hiện vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản theo quy định trên. Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì việc lập biên bản vi phạm hành chính được tiến hành ngay khi xác định được tổ chức, cá nhân vi phạm. Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.

- Về thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính: Theo quy định tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 97/2017/ND-CP: Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính gồm người có thẩm quyền xử phạt, công chức, viên chức và người thuộc lực lượng Quân đội nhân dân, Công an nhân dân đang thi hành công vụ, nhiệm vụ theo văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính do cơ quan, người có thẩm quyền ban hành; người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu và những người được chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu giao nhiệm vụ lập biên bản. Các chức danh có thẩm quyền lập biên bản được quy định cụ thể tại các nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước.  Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính nhưng không có thẩm quyền xử phạt quy định trên chỉ có quyền lập biên bản về những vi phạm thuộc phạm vi thi hành công vụ, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về việc lập biên bản. Trường hợp vụ việc vi phạm vừa có hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, vừa có hành vi vi phạm không thuộc thẩm quyền xử phạt hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản, thì người đó vẫn phải tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính đối với tất cả các hành vi vi phạm và chuyển ngay biên bản đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt theo quy định tại khoản 3 Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính.

- Nội dung biên bản vi phạm hành chính phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, chức vụ người lập biên bản; họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; hành vi vi phạm; biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử lý; tình trạng tang vật, phương tiện bị tạm giữ; lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ, lời khai của họ; quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của người vi phạm hoặc đại diện của tổ chức vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình.

- Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi vi phạm hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc của hai người chứng kiến.

- Về số lượng biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người được quy định tại khoản này phải ký vào từng tờ biên bản. Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản.

- Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản; trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt. Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.

- Về hình thức biên bản vi phạm hành chính được lập theo mẫu biên bản số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017 quy định về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ hướng dẫn và biện pháp thi hành Luật xử lý vi phạm hành chính.

2. Một số lỗi thường gặp trong việc lập biên bản vi phạm hành chính

a) Về thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính

Thẩm quyền lập biên bản gồm người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính, công chức, viên chức đang thi hành công vụ, nhiệm vụ theo văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính do cơ quan, người có thẩm quyền ban hành. Tuy nhiên, thực tiễn có những trường hợp người không có thẩm quyền theo quy định trên cũng tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính như: cán bộ hợp đồng; cán bộ, công chức thi hành công vụ không thuộc phạm vi được giao theo văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính ….Những người này được xác định là người không có thẩm quyền lập biên bản, nếu lập biên bản vi phạm hành chính dẫn đến trái với quy định của pháp luật.

b) Về nội dung biên bản vi phạm hành chính

Nội dung biên bản vi phạm hành chính là những bộ phận cấu thành của biên bản vi phạm hành chính gồm các thành phần: tên cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản; lĩnh vực quản lý nhà nước trong lĩnh vực cụ thể;  địa điểm lập biên bản; căn cứ của việc lập biên bản; đối tượng vi phạm hành chính và thông tin về đối tượng vi phạm hành chính; mô tả hành vi vi phạm; điểm, khoản, điều của nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực cụ thể; người bị thiệt hại; các biện pháp ngăn chặn và bảo đảm xử lý vi phạm hành chính đã được áp dụng; thời hạn giải trình; tên người nhận; họ và tên, chức vụ của người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính; ký biên bản vi phạm hành chính. Tuy nhiên thực tiễn thi hành người lập biên bản vi phạm hành chính thường không ghi đầy đủ các thông tin như trên hoặc ghi nhưng không chính xác cụ thể như:

Thứ nhất, ghi thiếu thông tin trong biên bản vi phạm hành chính: không ghi số biên bản; không ghi ngày, tháng, năm; không ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc lập biên bản; không ghi số chứng minh thư hoặc số định danh cá nhân đối tượng vi phạm hành chính; áp dụng biện pháp ngăn chặn nhưng không ghi trong biên bản vi phạm hành chính ví dụ như: tạm giữ tang vật phương tiện vi phạm…

Thứ hai, mô tả hành vi vi phạm và dẫn chiếu quy định pháp luật: Không dẫn chiếu cụ thể điều, khoản, điểm văn bản áp dụng hoặc dẫn chiếu nhưng không đầy đủ; không đánh giá đúng hành vi vi phạm hoặc mô tả hành vi không rõ ràng, thiếu thông tin; không đánh giá đúng hành vi vi phạm dẫn đến áp dụng sai các quy định của pháp luật; Ghi hành vi vi phạm nhưng không trích dẫn tại điểm, khoản, Điều thuộc nghị định nào hoặc ghi không đúng với hành vi vi phạm quy định tại nghị định….

Thứ ba, thông tin về giải trình: không có nội dung giải trình trong trường hợp người vi phạm được quyền giải trình, giải trình tới người không có thẩm quyền, sai thời hạn giải trình; cho giải trình đối với trường hợp không được giải trình theo quy định tại Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính…

Thứ tư, về ký biên bản vi phạm hành chính: người vi phạm không ký biên bản vi phạm nhưng không ghi rõ lý do; người vi phạm không có mặt nhưng không có người làm chứng hoặc có nhưng không có đủ chữ ký của 2 người làm chứng; tên người lập biên bản không phải tên người ký biên bản; lập biên bản với bố mẹ, nhưng con ký vào phần người vi phạm; người làm chứng là người trong đoàn kiểm tra; người ký biên bản không có tên trong thành phần đoàn kiểm tra; biên bản có nhiều trang nhưng người lập biên bản không ký vào từng trang của biên bản…

c) Về sử dụng mẫu biên bản

Mẫu biên bản vi phạm hành chính được sử dụng hiện nay để lập biên bản vi phạm hành chính là mẫu biên bản số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 97/2017/NĐ-CP ngày 18/8/2017, trừ trường hợp sử dụng các mẫu biên bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND cấp tỉnh ban hành để sử dụng trong ngành, lĩnh vực, địa phương. Tuy nhiên, thực tiễn còn nhiều trường hợp áp dụng không đúng mẫu biên bản theo quy định trên như: áp dụng mẫu biên bản cũ theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 81/2013/NĐ-CP hoặc mẫu biên bản cũ theo quy định của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính do người lập hồ sơ làm theo thói quen, không tra cứu, cập nhật thường xuyên sự thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật lĩnh vực xử lý VPHC. Có trường hợp tự sáng tạo mẫu biên bản theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. …

3. Yêu cầu khi lập biên bản vi phạm hành chính

Biên bản VPHC là cơ sở pháp lý quan trọng để người có thẩm quyền ban hành quyết định xử phạt VPHC. Lập biên bản VPHC là một thủ tục được thực hiện trong quy trình xử phạt VPHC. Việc sai sót từng chi tiết hoặc từng nội dung trong quá trình thiết lập biên bản vi phạm hành chính cũng có thể làm phát sinh hệ quả pháp lý nhất định. Vì vậy khi lập biên bản vi phạm hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, biên bản vi phạm hành chính được lập phải cụ thể, rõ ràng, thông tin, số liệu phải chính xác mới đủ căn cứ để người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

Thứ hai, chỉ lập biên bản vi phạm hành chính khi đã xác định được đối tượng vi phạm hành chính và hành vi vi phạm hành chính theo quy định tại các Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước.

Thứ ba, chỉ lập biên bản vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực, nhiệm vụ, công vụ được giao (trừ trường hợp vụ việc có nhiều vi phạm hành chính liên quan tới các lĩnh vực khác nhau).

Thứ tư, không lập biên bản khi: vi phạm hành chính thuộc trường hợp xử phạt theo thủ tục không lập biên bản; vi phạm đã quá thời hiệu trừ trường hợp phải tịch thu hoặc tiêu hủy và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả; chưa xác định được đối tượng vi phạm hành chính, hành vi vi phạm hành chính hoặc hành vi vi phạm hành chính đó không được Chính phủ quy định bị xử phạt hành chính

* Để việc thiết lập biên bản vi phạm hành chính đúng thẩm quyền, nội dung và hình thức tôi xin đề xuất một số nội dung cụ thể như sau:

- Đối với cơ quan quản lý nhà nước về thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính:

+ Tăng cường tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ theo hướng chuyên sâu, cầm tay chỉ việc. Có thể xây dựng chuyên đề tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về lập biên bản vi phạm hành chính.

+ Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức nhất là những người trực tiếp thiết lập hồ sơ xử lý vi phạm hành chính về vai trò của việc tổ chức thực thi pháp luật xử lý vi phạm hành chính và hệ quả pháp lý của việc thiết lập biên bản vi phạm hành chính không đảm bảo quy định pháp luật.

+ Bố trí cán bộ có chuyên môn về pháp luật để lập hồ sơ xử lý vi phạm hành chính nói chung và biên bản vi phạm hành chính nói riêng đồng thời kiểm soát việc lập biên bản vi phạm hành chính.

+ Tổng hợp các khó khăn, vướng mắc trong các quy định pháp luật liên quan đến xử lý vi phạm hành chính kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét sửa đổi, bổ sung để đảm bảo thống nhất, đồng bộ phù hợp với thực tiễn thi hành.

- Đối với cán bộ được giao nhiệm vụ thiết lập biên bản vi phạm hành chính phải tự mình nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức công vụ; thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật về xử lý vi phạm hành chính để tránh tình trạng áp dụng văn bản hết hiệu lực thi hành.

 Thủy Bích

Xử lý Vi phạm Hành chính